Зачем сохранять прошедшие закупки?

Закупки - это важный элемент любого бизнеса, но их важность не ограничивается только настоящим моментом. На сайте тендеров вы найдете информацию также о завершенных лотах. Здесь доступны информация об итогах тендера, победителе, количестве участников и документы технической спецификации. Сохранение информации о прошедших закупках имеет огромное значение для поставщиков. 

В этой статье мы рассмотрим несколько причин, почему сохранение информации о завершенных закупках является так важным.

Для чего хранят закупки?

• Источник информации для будущих закупок

Одной из основных причин сохранения информации является использование ее при участии в последующих аналогичных закупках. Информация о завершенных процессах может быть очень полезной для участников. . Поскольку, анализ полученной информации о прошлых закупках позволяет определить, какие продукты и услуги были наиболее успешными, и какие не достигли ожидаемых результатов. 

• Контроль затрат 

Сохранение информации о прошедших тендерах также помогает компаниям контролировать свои затраты. Анализ стоимости прошлых закупок позволяет компании выявлять тенденции и понимать, какие расходы можно уменьшить или увеличить. Это может быть полезно, чтобы определить, где компания может сэкономить деньги в следующих закупках.

Сохраненные закупки можно поделить на два вида:

Положительный опыт

Вы участвовали и выиграли тендер, что дальше? Оцените положительный опыт, изучите успешные завершенные закупки. Это определяет какие условия и требования приводят к наилучшим результатам. Подобный анализ позволяет выстраивать ценовую стратегию исходя из результатов победителей и выигрывать в следующих тендерах. С помощью аналитики по планам тендеров в вашей отрасли можно спланировать работу на будущий период и быть готовым к новым победам.

Негативный опыт

Вы участвовали и проиграли тендер? В этом случае сохраняйте информацию о закупках, кто выиграл, с каким процентом снижения цены. Изучив неудачные моменты, важно извлечь уроки из негативного опыта. Кроме того, анализ неудачных закупок помогает выработать более эффективные методы контроля и управления закупочным процессом.

Хранение информации о прошедших закупках позволяет заказчикам оценить качество работы поставщиков и принимать решение о продолжении сотрудничества с ними. Кроме того, поставщики, при поиске компании для нового партнерства, по реестру договоров, смотря на статус выигранных тендеров, делают анализ о благонадежности той или иной компании.

Как сохраняют закупки?

Существует несколько способов сохранения информации о прошедших закупках:

В сервисах.

Например, на сайте тендеров РК вы можете анализировать завершенные тендеры по отрасли/региона, поставщикам, заказчикам. Вы получите аналитическую информацию в виде визуализаций и в формате Excel индивидуально под ваш кейс с возможностью выгрузки.

В таблицах

В таблицах сохраняются основная информация и ссылки на соответствующие документы. Например, для тендеров это документ, описывающий условия проведения закупки. 

Рекомендации от экспертов по закупкам и тендерам

Эксперты по закупкам и тендерам рекомендуют следующее:

• Проведите анализ возможностей конкурентов. Для оценки возможностей конкурентов и принятия эффективных решений по ценообразованию, объемам и срокам поставки, изучите закупки продукции в вашем регионе за последние полгода на электронных торговых площадках. 
• Анализируйте данные из протоколов прошедших закупок, чтобы выделить основных конкурентов и определить их ценовой диапазон. 
• Используйте информацию, которую предоставляет веб-портал госзакупок, чтобы рассчитать, можете ли вы предложить заказчику цену, которая будет ниже, чем у конкурентов. Это поможет сэкономить ресурсы и избежать бесполезной конкуренции в цене. Кроме того, такой анализ поможет изучить производственные мощности других компаний на рынке и понять, какие возможности есть для роста вашего бизнеса в данном регионе.
• Регулярно обновлять информацию о прошедших закупках. Это позволит компаниям иметь актуальную информацию о своих закупочных процессах и быстро реагировать на изменения в рыночной ситуации.